SE REUNIR ET TRAVAILLER ENSEMBLE A DISTANCE

Enième réunion en visio depuis le début du confinement et la mise en place du télétravail… L’enthousiasme et l’attention des premiers jours s’essoufflent un peu. Comment redynamiser le collectif ?

« Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ;
travailler ensemble est la réussite. » Henry Ford

Maintenir le lien et la cohésion alors que l’équipe est dispersée, avancer sur un dossier, prendre des décisions ou tout simplement avoir des nouvelles des uns et des autres, le mode de fonctionnement actuel privilégie la réunion à distance. Comment l’optimiser ? Quelques pistes pratiques…

Maintenir le lien, prendre des nouvelles
Pourquoi ne pas instaurer, le matin à l’heure du café, une réunion hebdomadaire, sans enjeu professionnel mais seulement pour le plaisir d’échanger ? C’est l’opportunité de prendre le pouls du mental de l’équipe, de mieux connaître l’environnement de chacun, son état d’esprit, ses satisfactions (ou ses angoisses et contraintes !).
Cette réunion peut être l’occasion de partager les bonnes pratiques des uns et des autres sur la vie pendant le confinement : comment j’occupe les enfants, mes bons plans pour me procurer tel ou tel produit ou service, mes dernières lectures inspirantes, mes découvertes sur internet… Bref on parle de la vie, en dehors du bureau. Un moment de partage qui n’en est pas moins structuré sur l’organisation de la prise de parole afin que chacun puisse s’exprimer.

Prendre le temps de demander des nouvelles

Dynamiser, insuffler de l’énergie
Chaque membre de l’équipe dispose d’un savoir-faire et d’un savoir-être utile à la communauté. Sur un rythme et un volontariat qui sont à définir, chacun prend en charge une mission à vocation énergisante pour le groupe : une séance de sport ou de relaxation, un cours de cuisine, un atelier créatif, un jeu de société en réseau… Les règles de cette réunion sont envoyées quelques jours avant pour permettre à chque participant de se préparer (exemple : envoi de la liste des ingrédients s’il s’agit d’une recette). Au jour J et à l’heure fixée, chacun est prêt, mobilisé avec la tenue et/ou le matériel adéquat.

Avancer sur un sujet opérationnel, prendre des décisions
Toute l’équipe n’est pas forcément concernée par le sujet en question. Par conséquent, pourquoi inviter tout le monde sachant que certains assisteront à la réunion sans intérêt majeur et manifesteront rapidement ennui voire agacement ?
Pour avancer sur un sujet opérationnel, organisez une réunion «opérationnelle» avec un temps bien cadré pour aller à l’essentiel.
La recette du succès ?
Le manager adresse, 2 à 3 jours avant la réunion, les questions clés auxquelles des réponses devront être apportées. Chacun a ainsi le temps de réflexion nécessaire, au calme, pour débroussailler le sujet et contribuer à la réunion avec un argumentaire.
Au cours de la réunion, chaque membre dispose d’un temps de parole.
En fin de réunion, pour que chacun avance correctement sur ce qu’il/elle a à faire au regard des échanges, le manager récapitule et envoie la to-do liste et le relevé de décisions. Ce relevé de décisions et la prise en charge des différentes missions sont adressés à toute l’équipe (et donc aussi à ceux qui n’assistaient pas) pour une bonne circulation de l’information.
Concision, partage, action et donc efficacité !

Booster la créativité
Un nouveau projet à lancer ? Besoin de mobiliser toutes les compétences de la team ? A vous le brainstorming en visio ! Bien entendu, cela nécessite un outil adapté de type plateforme collaborative. Soit votre entreprise en met déjà un à votre disposition, soit vous optez pour un outil en ligne (il en existe de nombreux, gratuits ou avec abonnement mensuel).
Fixez un timing de 45 à 60 minutes car il devient difficile de soutenir l’attention à distance au-delà. Concernant le jour idéal, il semblerait que le mardi soit le meilleur jour de la semaine pour organiser un brainstorming et plutôt le matin ! Mais rien ne vous empêche, pour plus de convivialité, d’organiser un brainstorming « apéro » (l’alcool n’est pas obligatoire !) sous réserve que votre équipe n’ait pas de contrainte personnelle en fin de matinée ou de journée.
Là encore, envoyez le sujet au préalable afin que chacun puisse d’ores et déjà y réfléchir et noter quelques idées ou questions. Cela facilitera la participation et accélèrera le démarrage de la réunion.

Le b.a.-ba
Avant la réunion, chaque participant doit disposer, a minima, de ces informations :

  • Date et heure de la réunion,
  • La manière de se retrouver c’est-à-dire l’outil utilisé pour la réunion. Informer quand et comment le numéro et les identifiants d’accès seront communiqués,
  • Prévenir que la réunion commencera à l’heure et demander aux participants de préparer le matériel nécessaire voire de tester leur connexion quelques minutes avant le début de la réunion (ce qui suppose que l’animateur soit déjà prêt au moins 15 minutes avant le démarrage). Les retardataires (mais pourquoi être en retard ?!) feront une arrivée discrète en se signalant brièvement,
  • Envoyer l’ordre du jour, les différents sujets et contributeurs associés,
  • Communiquer le lien vers le document (ou dossier) partagé sur lequel seront notés en direct les échanges, la to-do liste, les décisions, ce qui suppose d’avoir désigné, en amont, le « secrétaire de séance ». L’animateur doit vérifier également que tous les participants sont autorisés à accéder à ce dossier partagé !
  • Prévoir un « plan B » car la réussite d’une réunion à distance dépend, hélas, de facteurs externes : qualité de la connexion internet, fonctionnement de la webcam et du micro. Par conséquent, un problème technique est à envisager. Quelle(s) solution(s) de secours allez-vous mettre en œuvre ? Un appel téléphonique, un brief par écrit, le report de la réunion…

Pendant la réunion
Pour éviter la monopolisation de la parole, demander à chacun :

  • De s’exprimer avec concision, en respectant le temps imparti
  • D’indiquer qu’il/elle a terminé de parler en disant « j’ai terminé » ou “OK pour moi”

Après la réunion

  • Envoi du compte rendu, de la to-do liste et du relevé de décisions avec un planning de mise en œuvre précis (et donc des échéances pour chacun),
  • Fixer la date de la réunion suivante,
  • Vous pouvez aussi passer un coup de fil individuellement à chaque participant pour connaitre son ressenti suite à la réunion ou approfondir un sujet qui nécessite un échange en «one to one».

Une réunion à distance, pour qu’elle réponde au but recherché, implique quelques règles : bonne organisation, motivation des participants (d’où la nécessité de ne convier, selon l’objectif, que ceux qui ont intérêt à y participer), reporting clair, concis et partagé.
Et surtout, en cette période de confinement, pensez à varier les thématiques pour entretenir le lien et mobiliser l’équipe.
Objectif : faire de ce moment de rassemblement un moment de convivalité, de partage et de cohésion.

Les bons principes que vous aurez adoptés, à distance,
se révèleront tout aussi efficaces quand reviendra le temps des réunions en présentiel !